過時的禮儀

一直都很喜歡英文裡Propriety這個字。這個字直譯比較別扭，但意思大概就是doing things in the proper way。通常指道德方面的，但我覺得關於禮儀\禮貌的，這字也合用。

昨天跟A醫生談到那個組織的事。身在英國的我，光是看著幹事會發出的電郵已經急得要跳舞。我在想，他們只比我年小三兩年，為甚麼現在的人都不懂得發電郵的基本禮儀？

事情我之前略略交待過，不就是幹事會裡發出活動通知，但日期都錯了，於是有一位前會長用reply to all去指出錯處。其實在我看到日期出錯的時候，我已經私下發了一個電郵給那位幹事，委婉地指出錯處並希望她再發一次電郵。我只是覺得，人家是第一年擔起這樣的工作，也是第一次發邀請信，要教也不必太嚴厲。但後來收到的另一封電郵，就確實是不能原諒。

後來我收到的電郵，是由一位年資比較深的幹事回覆的。他看到前會長的電郵，就直接再用reply to all，寫一句「所有活動應該在八月份才對」，而且上款也沒好好地寫。我說這封電郵不能原諒，是因為這樣的回覆不能給會員帶出準確的訊息，而且加在之前的對話之上，訊息就混淆了。但他做得最錯的是，他沒搞清楚自己的身份，沒想清楚這樣的一個回覆帶著甚麼意義就發出去了。作為一個收信的會員，我看到的是他不滿前會長直指其非，於是情急之下就回應了，而不是為著那些錯了日子而補救。

A醫生聽了之後，他說，是不是我們太老式，我們重視的禮節都已經過時？

我聽了之後，笑了。其實A和我不過比這些鬧事的後輩年長幾年，我們做幹事的年代，又不是沒有電郵，怎會已經換了另一套禮節？確實，現在我們用電郵的態度比從前鬆懈，但說到底，以一個組織名義發的電郵，還是得當作信件一樣細心處理。我第一年當幹事的時候，前輩教得好，那時候無論是誰發電郵，起稿之後都要最少兩位幹事讀過，覺得措辭沒問題才發出去。而我印象中，那個時候我們不會隨便回覆電郵，內務的電郵，通通由IVP覆；關於某個活動的，就由活動的PIC覆；關於出版交稿的，就由我這個PO (Publications Officer)去覆。假設我們有一個會員聚會，IVP沒空寫電郵，由別的幹事寫，最後都會用IVP的名義去發信。

那時候開始我就明白到一個組織要有秩序，這些細節一定要顧及。這一兩年來，我更加提醒自己，不要有未回覆的電郵，就算人家只是補充資料、只是回答我的問題，我都得回覆一封短箋。（朋友之間那些當MSN用的電郵就例外啦）我這樣做，一來是因為我要讓對方知道我收到訊息，二來是感謝對方把訊息告之。特別是，當你是一個組織的幹事，每論是哪位發來的電郵，你最少都要做到address，最少也得說一句，謝謝你的意見，我已經將你的意見轉交某某，他\她會回覆你。很「客戶服務」？當然啦，如果這樣的小禮節都學不會，那些幹事你當十年都是白幹的。說到底，有誰會在意你當幹事的時候活動有多少人參加？但你發錯了一個電郵\少覆了一個電郵，別人對你的看法會完全改觀。

要談寫電郵的藝術，我寫多幾篇都可以。CC、BCC、Reply to All、Subject等等都大有學問。有機會再寫。

（後話。今天我收到會長的電郵，收到的第一個感覺是啞掉。話說我沒有會長的電郵地址，於是把訊息寫在word document裡，發一個訊息給外務副會長，請他把電郵轉發給會長。訊息內容也不是外副不能看的，只是應該由會長去決定要不要給他的幹事會看。今天我收到會長的電郵，說他回我的信在attachment裡。我一看，是一個pdf檔，有會的logo letterhead，和會長很正式的簽名。我苦笑，笑他們在應該正式的時候不正式，不應該正式的時候就太正式。看來他們要在職場上磨煉一下，才會圓滑起來。我只是一個多事的前會長而已，沒資格收那樣的簽名信。）